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04/05/2018 Stéphane Venet0

Gestimum Gestion Commerciale – Transfert comptable.

Cette vidéo réalisée par Venbonde – expert en système d’information – pour l’éditeur de gestion Gestimum présente comment comptabiliser les pièces de vente, d’achat et de trésorerie en compta.


Plus d’informations sur la collection vidéo Gestimum 

Gestimum Gestion Commerciale – Transfert comptable : Transcription vidéo.

Le transfert comptable consiste à comptabiliser :
– les pièces de ventes (Factures/Avoirs),
– les pièces d’achats (Factures/Avoirs),
– et les opérations de trésorerie (règlements en portefeuille, remises, avis d’encaissement, impayés, …),
suivant un paramétrage défini au préalable, notamment celui concernant les natures comptables.

Notons ici qu’une vidéo spécifique est disponible pour présenter les natures comptables.

Le transfert comptable s’effectue à partir du menu outils\Transférer en comptabilité

Vous définissez :
-la période concernée
-L’état : Tous, Comptabilisé ou Non comptabilisé,
-Les documents de vente et d’achat – Vous pouvez inclure ou exclure des documents.

Vous définissez également les pièces de trésorerie à transférer :
– les règlements en portefeuille,
– les remises de règlements et émissions de paiements,
– les avis d’encaissement et avis d’escompte,
– les règlements impayés,
toujours avec la possibilité d’inclure ou non certaine(s) opération(s) de trésorerie comme précédemment présenté.

Pour le transfert des remises de règlements et émissions de paiements, vous avez également la possibilité de transférer les remises :
-De tous les journaux de trésorerie
-D’un seul journal ’Unique’: une liste déroulante vous donne accès à la sélection du journal souhaité

Plusieurs types de transfert sont à votre disposition :

-Le format natif lorsque vous utilisez Gestimum Gestion Comptable
-Le format d’import attendu par les éditeurs en fonction des versions indiquées

L’action de transfert en comptabilité, a pour effet de marquer les documents comme comptabilisés, ce qui les rend inaltérables.

Pour inclure ou exclure les écritures de vos éditions, vous pouvez les transférer en mode simulation ou en mode réelle.

Si votre dossier gère la TVA sur encaissement (à sélectionner dans l’onglet comptabilité des paramètres de la société),

vous pouvez demander le transfert automatique de la TVA sur encaissement.

Pour une bonne gestion de cette option, il est à noter que vous devez avoir un seul compte de TVA sur encaissement dans votre dossier.

En sélectionnant le bouton Tester, vous pourrez simuler le transfert comptable. Le test réalise exactement les mêmes contrôles que le bouton OK, mais il ne génère pas les écritures ou les fichiers texte et ne modifie pas l‘état des documents

A la fin du test, vous pouvez visualiser ou non le détail du transfert comptable.

Les boutons Imprimer et Aperçu sont disponibles uniquement pour les transferts de type Gestimum Gestion comptable.

Vous avez la possibilité de choisir un modèle et la devise d’édition de votre transfert

En sélectionnant le bouton Aperçu ou Imprimer, vous pourrez visualiser les écritures générées à partir de la sélection des documents que vous souhaitez transférer.

Avec en destination l’imprimante ou un fichier pdf.

S’il existe au moins une anomalie, vous pouvez visualiser le rapport de transfert comptable.

Enfin pour lancer le transfert comptable des pièces sélectionnées, vous devez cliquer sur le bouton Ok. Un message vous demande de confirmer votre transfert

Attention : Le transfert comptable bloque la modification des factures, des avoirs et des règlements associés. Vous repérez les éléments non modifiables grâce au statut « Comptabilisé ».
Pensez à effectuer vos correctifs avant le transfert en comptabilité.

Une fois le transfert comptable effectué, vous pouvez visualiser les écritures dans Gestimum Gestion Comptable ; Dans cette illustration, nous retrouvons toutes les écritures provenant d’un transfert de la gestion commerciale.

Pour découvrir comment cette richesse fonctionnelle va s’adapter à votre PME, n’hésitez pas, contactez Venbonde – Expert conseil en système d’information.



26/04/2018 Stéphane Venet0

Cette vidéo – Gestimum Gestion Commerciale – Natures comptables – réalisée par Venbonde – expert en système d’information – pour l’éditeur de gestion Gestimum présente les natures comptables de la Gestion Commerciale en lien avec la Gestion Comptable.


Plus d’informations sur la collection vidéo Gestimum 

Gestimum Gestion Commerciale – Natures comptables : Transcription vidéo.

La nature comptable a pour objectif de transformer les factures de ventes et d’achats en pièces comptables.

Pour traiter tous les cas de comptabilisation possible, l’application permet de créer des natures génériques par défaut qu’il est facile d’adapter :

  • A la famille et à la sous famille de produits et services, …
  • Ou à l’article pour traiter l’exception comptable comme dans cet exemple :

Le client bénéficiant d’une tva à taux réduit se verra appliquer automatiquement un taux normal à 20 %.

Les natures comptables des frais, applicables en pied de page, peuvent également être personnalisées.

Chaque nature comptable à ses propres caractéristiques pour impacter le pied d’un document lors du transfert comptable.

Il est possible de paramétrer deux Taxes Para- Fiscales en indiquant pour chacune d’entre elles si elle est soumise ou non à la TVA.

Plusieurs formules de calcul sont disponibles pour traiter tous les cas de figures.

C’est le tiers, avec l’aide du pays, qui détermine la nature comptable des factures de ventes et d’achats en pièce comptable.

Prenons l’exemple, d’une PME qui facture pour un même produit, des particuliers avec une tva à taux réduit et des entreprises à un taux normal.

A la création d’un document de vente – le principe est le même du côté des achats, la nature comptable proposée est celle du tiers mais il est possible de modifier celle-ci au document si besoin.

Ici, notre client PARTICULIER domicilié en France bénéficie d’un taux réduit qui est automatiquement appliqué sur l’ensemble des lignes du document.

Cependant le 3ème article appelé ne bénéficie jamais d’une tva à taux réduit. L’application adapte automatiquement cette exception grâce à la nature comptable correctement paramétrée.

Visualisons ici le pied du document, nous constatons bien 2 lignes de tva.

Voici les mêmes factures pour des sociétés clientes en France et hors CEE – les comptes comptables et les taux de tva ont bien été adaptés en fonction de la nature comptable des tiers.

Grace à la personnalisation des listes d’affichage, l’utilisateur averti peut visualiser la comptabilisation de l’écriture lors du transfert en comptabilité.

Pour découvrir comment cette richesse fonctionnelle va s’adapter à votre PME, n’hésitez pas, contactez Venbonde – Expert conseil en système d’information.



25/04/2018 Stéphane Venet0

Cette vidéo – Gestimum Gestion Commerciale – Pilotez votre activité commerciale – réalisée par Venbonde – expert en système d’information – pour l’éditeur de gestion Gestimum présente la facilité avec laquelle l’application se personnalise par exemple pour piloter son activité commerciale.


Plus d’informations sur la collection vidéo Gestimum 

Gestimum Gestion Commerciale – Personnalisation : Transcription vidéo.

Vous êtes dirigeants ou managers d’une PME et vous souhaitez piloter efficacement votre activité ; L’application Gestimum répond à ce besoin en vous permettant d’ajouter et de suivre simplement les indicateurs que vous jugez pertinents et ce, à toutes les étapes clefs de la gestion de votre entreprise.

Prenons l’exemple, d’un Directeur Commercial d’une société de négoce ayant 2 équipes à gérer.

• Les commerciaux de l’équipe 1 doivent réaliser un devis à chaque affaire potentielle,
• L’équipe 2 démarche les clients par téléphone pour connaitre les commandes à venir.

Le Directeur Commercial a l’impérieuse nécessité de suivre au quotidien ses indicateurs commerciaux.

Traitons le cas de l’équipe 1 : celle nécessitant la réalisation d’un devis à chaque affaire potentielle.

Une fois le devis finalisé et l’affaire renseignée, le commercial doit mettre à jour 4 champs personnalisés au document.
Ces champs ont été préalablement ajoutés, lors du maquettage, par le Directeur Commercial.

Notons ici qu’il est possible de créer des champs de type :
• Texte, libre ou en liste déroulante,
• date,
• case à cocher,
• lien,
• numérique, entier ou décimal,
• avec ou sans formule,
• etc …

et ce, dans la majorité des tables de l’application.

Revenons au document de vente.

Le champ « Type de vente » permet de différencier le chiffre d’affaires conquête réalisé sur de nouveau client au sens convenu par l’entreprise, du chiffre fidélisation clients.

Le champs « échéance du devis » et « % de réussite » permet au Directeur Commercial d’obtenir une pondération du chiffre d’affaires potentiel dans le temps. Dans cet exemple, l’entreprise pilote ses échéances au trimestre mais il possible de suivre l’échéance au jour près, à la semaine, au mois.

Enfin « l’état du document » permet pour une même affaire de ne retenir qu’un devis en cours, signé, reporté ou perdu et d’indiquer que les autres sont en doublon.

Couplé au module décisionnel, le Directeur Commercial obtient son tableau de bord pour piloter et animer efficacement sa force commerciale.

Nous voyons à l’écran, comment, avec des glissés -déplacés, il est aisé de construire son propre tableau de bord.

Avec un seul tableau de bord, le Directeur commercial visualise le chiffre d’affaires prévisionnel
par commercial,
par type de vente
par statut de devis,
par période, ici le trimestre
avec le taux de réussite indiqué par les commerciaux
Comme vous pouvez le constater, le niveau de détail est personnalisable
et
chaque champ peut être filtré pour opérer un focus particulier.

Notons ici qu’une vidéo spécifique est disponible pour présenter le module décisionnel.

Traitons maintenant le cas de l’équipe 2, à savoir l’absence de devis mais le besoin d’anticiper les commandes prévisionnelles clients.

Le commercial sédentaire contacte par téléphone, un par un, ses clients et crée une affaire à chaque opportunité de commande puis il renseigne les champs suivants :

  • Le volume de commande,
  • La valeur de la commande,
  • L’échéance ici par trimestre,
  • Le % de réussite ressenti par le commercial,
  • L’état de l’affaire,
  • Son prénom,
  • Et le type de vente : Conquête de nouveau client ou vente additionnelle en fidélisation client.

Visualisons le tableau croisé dynamique associé à ce pilotage

Il est évidemment possible d’obtenir les indicateurs équipe 1 et 2 sur un même tableau de bord en automatisant la mise à jour des champs ; par exemple le type de client « conquête ou fidélisation » pourrait être automatiquement renseigné à l’enregistrement du document ou de l’affaire en fonction de la date de création du tiers.

Pour découvrir comment cette richesse fonctionnelle va s’adapter à votre PME, n’hésitez pas, contactez Venbonde – Expert conseil en système d’information.



09/04/2018 Stéphane Venet0

Gestimum Gestion Comptable Module Immobilisations.

Cette vidéo réalisée par Venbonde – expert en système d’information – pour l’éditeur de gestion Gestimum présente les points clefs du Module Immobilisations de la Gestion Comptable.


Plus d’informations sur la collection vidéo Gestimum 

Gestimum Gestion Comptable Module Immobilisations : Transcription vidéo.

Le module Gestimum « Immobilisations » s’adresse aux entreprises souhaitant :

  • répertorier et suivre leurs acquisitions immobilisées,
  • incorporelle, corporelle ou financière,
  • qu’il s’agisse de bien, de crédit bail ou de location.

Vous pouvez gérer les traitements comptables suivants : acquisition, dotations aux amortissements, cession et sortie d’actif en générant automatiquement les écritures associées en appliquant un modèle de ventilation analytique souhaité.

A l’acquisition d’une immobilisation, vous pouvez,
– soit créer la fiche à partir de la liste des immobilisations et comptabiliser l’écriture, voire enregistrer le règlement,

– soit passer l’écriture puis créer la fiche à partir du menu contextuel de l’écriture.

L’application propose automatiquement les données d’entrées que vous pouvez compléter ou amender.

A noter, l’application vous permet de comptabiliser en masse une sélection d’immobilisations nouvellement créées.

A partir de la liste des immobilisations, chaque utilisateur peut visualiser les informations qu’il souhaite afficher.

Pour organiser vos immobilisations par thématiques, vous disposez de plusieurs données :

  • L’état de l’immobilisation : en cours d’amortissement, amortie ou sortie,
  • La famille personnalisable,
  • Le type : bien, crédit-bail, location,
  • La catégorie : corporelle, incorporelle, financière,
  • Le lieu d’acquisition ou de stockage personnalisable,
  • Les 5 critères personnalisables,
  • Et les champs personnalisés comme ici, un lien vers la facture pdf pour être au plus près de votre activité.

La périodicité de comptabilisation est paramétrable pour tenir compte de vos situations intermédiaires.

Après avoir défini :

  • le mode d’amortissement
  • sa durée,
  • le plan d’amortissement est automatiquement présenté à l’écran.

Lorsqu’une immobilisation perd de la valeur au point que sa valeur nette comptable devienne supérieure à sa valeur actuelle, une dépréciation doit être constatée dans les comptes. L’application vous permet de comptabiliser, le cas échéant, cette dépréciation pour ramener l’immobilisation à sa valeur actuelle.

Il est possible de comptabiliser les dotations :

  • à l’unité à partir de la fiche d’immobilisation
  • ou sur sélection en écriture de simulation ou en écriture réelle.

Si vous avez paramétré une ventilation analytique dans la fiche d’immobilisation, l’écriture l’associera automatiquement.

L’application permet de céder ou mettre au rebus une immobilisation et vous propose de comptabiliser l’écriture.

Nous visualisons ici l’écriture de cession avec la ventilation analytique associée.

Et ici l’écriture de règlement.

Plusieurs éditions sont possibles à partir du menu Impression\Immobilisations :

  • Impression de la liste d’immobilisation,
  • Impression des fiches d’immobilisation,
  • Détail des dotations aux amortissements de la période.

Pour découvrir comment cette richesse fonctionnelle va s’adapter à votre PME, n’hésitez pas, contactez Venbonde – Expert conseil en système d’information.



09/03/2018 Stéphane Venet0

Infocob Solutions confie à Venbonde – Expert conseil en système d’information – l’intégration des données comptables et la formation des utilisateurs sur Gestimum Gestion Comptable.

#Intégration #Formation Gestimum Gestion Comptable chez Dacosta Sécurité (64)Prestation Venbonde

  • Export des données de Navision Financials (Plan comptable général, auxiliaire, journaux, écritures de l’exercice en cours) sous Excel,
  • Mise au format Gestimum puis intégration et contrôle des données,
  • Formation des utilisateurs sur les thématiques suivantes :

Plan de formation

Principales fonctionnalités

  • Ergonomie générale

Personnalisation & préférences

  • Les préférences et les tables de références
  • Le paramétrage de la Gestion Commerciale natures comptables et les liaisons avec la comptabilité

Les données

  • Le plan comptable général (banque, collectif, lettrable, TVA)
  • Le plan auxiliaire
  • Les journaux
  • Les guides
  • Les modes de règlement
  • Les pays, les salariés & les villes
  • Les banques et les comptes bancaires

La saisie d’écritures

  • Les modes de saisie (standard, guidée, au kilomètre)
  • Les abonnements
  • Le mode simulation
  • Centralisateurs
  • Extrait de comptes généraux & analytiques
  • Recherche d’écritures
  • Outils – gestion d’écritures – Import des écritures

Les autres données

  • Les comptes de reporting
  • Les sections analytiques & modèles de ventilations
  • Le budget – (alerte sur commande fournisseurs)

Les traitements

  • Le lettrage
  • Le rapprochement bancaire (manuel)
  • Les encaissements & décaissements
  • Validation & Clôture

Tableaux de bord-TCD (illustrations)

  • Soldes intermédiaires

Projet

  • Remplacer Navision Financials par une solution verticale plus appropriée au métier du client : La sécurité et la protection incendie.

Solution retenue

  • Sequoia GPAO et Gestimum Gestion Comptable PME

 


Un projet d’évolution ERP ? contactez Venbonde – Expert conseil en système d’information.