Sequoia PX : Fonctionnalités

Selon les besoins, tous les menus et icones sont relégables. Selon l’utilisateur connecté, les menus et icones peuvent varier pour permettre à chaque groupe de visualiser, d’accéder à ses propres informations. Les flux de gestion sont adaptables tant en vente qu’en achat. Enfin chacun peut avoir ses propres vues par thématique et chaque colonne peut être filtrée à sa convenance pour faciliter les recherches. 

Selon votre secteur d’activité, cette thématique s’intitule Affaires, Chantier ou Dossier. L’idée est de piloter avec un code commun en vente, en achat et en mouvement de stock (consommation), la marge intégrant des temps passés : Budget (devis), réalisé, avancement.

L’application propose des tables de correspondance en langue anglaise, allemande, chinoise, espagnole, portugaise.

Les types de clients et de prospects sont interconnectés, car un prospect peut devenir un client lors de sa première commande. Toutefois, si cette méthode ne convient pas, il est facile de la désactiver. Le logiciel Sequoia PX permet une personnalisation de la fiche tiers en ajoutant les champs souhaités, ainsi qu’un ensemble de boutons paramétrables pour interroger la base de données selon les critères spécifiques de l’utilisateur.

La fiche tiers peut contenir diverses informations telles que les dénominations, les photos, les logos qui peuvent être placés sur les documents, les coordonnées (adresse, téléphone, email), les coordonnées bancaires, les identifications (SIRET, TVA, etc.) et les paramètres de base tels que les conditions de paiement, la région fiscale, la devise, etc.

Vous pouvez ensuite préciser autant d’interlocuteurs que vous le souhaitez (Nom, Prénom, coordonnées).

A partir de la barre latérale, vous accédez directement aux données liées au tiers :

• Spécifications pour le calcul des tarifs.
• Tiers liés (Regroupements)
• Gestion des adresses (livraison, facturation, confirmation, …)
• Documents liés à ce clients (Devis, Factures, Commandes, …)
• Gestion des commandes (Suivi)
• Gestion des règlements
• Les conditions commerciales

Vous pouvez également paramétrer des conditions commerciales permanentes de remises, elles affecteront automatiquement les documents du tiers.

D’autres types de tiers sont disponibles avec chacun ses propres champs et interactions avec l’application ou des applications tierces : Groupement, Personnel, Société(s), Banques, Utilisateurs,…

Petite subtilité : les tiers sont soit actifs, soit inactifs et donc consultables en historique.

La structure de la base d’articles est cruciale pour assurer la cohérence et une bonne gestion de votre entreprise. Dans Séquoia, une seule base d’articles est utilisée pour toutes les activités (achat, vente, fabrication, négoce). Toutefois, pour des raisons de confidentialité ou de sécurité, vous pouvez la diviser pour que chaque collaborateur puisse accéder aux informations qui lui sont autorisées en fonction de son domaine de compétence. Vous pouvez accéder directement aux données de chaque article, y compris l’arborescence des composants, en utilisant la barre latérale.

Petite subtilité : les articles sont soit actifs, soit inactifs et donc consultables en historique.

Sequoia PX propose un système de gestion de nomenclatures avec un configurateur d’articles et un générateur de formules. Cette fonctionnalité vous permettra de :

• Attacher des composants à des articles,
• Gérer vos gammes de fabrication,
• Calculer les temps de préparation, de réglage et d’exécution,
• Paramétrer le configurateur et les formules de calculs,
• Lier des feuilles de calculs à un lien de nomenclature, à un article ou à un classeur de calcul,
• Calculer les besoins,
• Simuler et visualiser les résultats (besoins, prix de revient, temps de fabrication, etc.) sous forme arborescente.

La nomenclature liste tous les composants qui constituent le produit ou le service commercialisé, y compris les références, les quantités, les prix et les données de gestion.

La gamme de fabrication décrit les moyens et l’organisation nécessaires pour réaliser le produit ou le service vendu, tels que les composants à utiliser, les postes de travail pour chaque opération, et les temps d’exécution. La gamme représente une description complète du processus de réalisation du produit ou du service vendu.

Les postes de charge sont des articles particuliers taggés Main d’œuvre ; ceci permet de bien distinguer dans les prix de revient, le coût matières et le coût main d’œuvre.

Un référentiel commun multi sociétés pour les clients et fournisseurs. Déterminez un prix de vente et un prix d’achat par défaut ou associez des tarifs spécifiques pour des clients ou des fournisseurs sélectionnés avec des prix dégressifs selon des fourchettes de quantités.

Référence interne, constructeur, fournisseur, unité de vente, d’achat et de stock avec taux de conversion, Quantité minimum, multiples (par combien), délai d’appro, … 

Émettez vos documents d’achat et de ventes dans la devise de votre choix, quelle qu’elle soit. Générez automatiquement les écritures d’écart de change et mettez à jour automatiquement vos cours de devises du jour.

Définissez vos propres critères pour améliorer la qualification et la segmentation de votre fichier clients : champs texte, entier, réel, monétaire, booléen, calculés, liens, compteur, …

Cela permet d’assurer une gestion fine des accès et des droits, en limitant l’accès aux données sensibles à certaines personnes seulement. En outre, le logiciel permet de filtrer les données en fonction des commerciaux, ce qui facilite la gestion des ventes et des commissions associées. Les commerciaux peuvent ainsi accéder facilement à leurs données de vente.

Transférez aisément vos données via un fichier Excel ou csv avec les fonctionnalités d’import/export de Sequoia PX.

Effectuez vos remises en banque, anticipez vos échéances clients et fournisseurs. Solde restant du au document, au client, au fournisseur avec consultation du détail.

Utilisez Sequoia PX pour envoyer des mails de relance à vos clients ou utilisez le module Recouvrement développé par Infocob Solutions pour générer des relances par mail. 

Paramétrer vos données comptables par défaut, par famille, sous-familles ou directement à l’article. Gérer dans un même document de vente ou d’achat différents taux de TVA. Les natures comptables sont hautement personnalisables : France, Import, Export, Dom Tom, Suisse, Autoliquidation, …

Cela signifie qu’il est possible d’acheter dans une unité, de stocker et de vendre dans une autre, ce qui simplifie grandement le processus de gestion.

El Navigator est un outil pratique qui permet de visualiser rapidement tous les documents liés à un document sélectionné (document de vente, d’achat de production). En cliquant avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant El Navigator sur n’importe quel document, vous pouvez afficher les successeurs (par exemple, les BL et les factures liées à une commande) et les prédécesseurs (par exemple, les devis liés à une commande). Les documents sont présentés sous forme de graphe, ce qui vous permet d’accéder directement à tous les documents liés à votre affaire. Effet Whaou garantie !

Proforma – Devis – Confirmation de commande – Facture d’acompte ou Facture à l’avancement – Bon de livraison & Bon de retour – Facture : Les documents de vente sont personnalisables et masquables selon les flux de gestion.

Petite subtilité : les documents sont soit en cours, soit transférés et donc consultables en historique.

Demande de prix – Commande fournisseurs – Facture acompte – Bon de réception & Bon de retour – Facture : Les documents d’achat sont personnalisables et masquables selon les flux de gestion.

Petite subtilité : les documents sont soit en cours, soit transférés et donc consultables en historique.

Ordre de Fabrication, Réception d’OF pour solder les OF et exécuter les mouvements de stock, Transfert de stocks : Les documents sont personnalisables et masquables selon les flux de gestion.

Petite subtilité : les documents sont soit en cours, soit transférés et donc consultables en historique.

Tout transfert peut être annulé, en supprimant tout simplement le document généré, vous revenez à la situation avant le transfert (selon droits utilisateurs).

Lorsque vous transférez un document dans Séquoia PX, il est basculé en historique s’il est soldé (à moins qu’il ne s’agisse d’un transfert partiel). Ce processus permet de reconstituer tous les flux dans Séquoia et de conserver toutes les informations qui ont été renseignées au fil du temps. Par exemple, si vous supprimez un bon de livraison, la commande correspondante retourne en encours.

Par défaut, Séquoia PX propose le transfert total du flux, mais vous pouvez également demander un transfert partiel en saisissant les quantités ou un pourcentage de livraison. Par exemple, si vous ne livrer qu’une partie de la commande. Le document généré et les mouvements de stock seront alors calculés en fonction des quantités livrables.

Le transfert de document dans Séquoia génère également les mouvements de stock correspondants :

• Les mouvements des articles du document.
• Les mouvements des besoins liés aux articles en autoconsommation.
• Les mouvements liés aux commandes de vente affectées aux commandes d’achat (consommation directe).

Le système effectue également un calcul ou un recalcul des conditions commerciales, ainsi qu’un calcul des taxes (TVA, éco-taxe, etc.) en fonction de votre paramétrage (voir Paramétrage des taxes). Par défaut, les mouvements sont générés lors du passage de la commande de vente vers le bon de livraison et de la commande d’achat vers le bon de réception, mais vous pouvez modifier ce fonctionnement.

Paramétrez rapidement les acomptes à partir des commandes clients pour une facturation simplifiée.

Petit plus, l’application gère les factures d’acomptes multiples au prorata des transferts en facture successive. Dans, cas la Facture à l’avancement peut mieux convenir

Dans ce module, tous les collaborateurs pourront enregistrer les heures qu’ils ont travaillées en précisant l’Ordre de Fabrication ou la Commande concernée ainsi que le poste de travail associé. Afin d’améliorer l’efficacité et d’éviter les erreurs de saisie, la saisie pourra être effectuée à l’aide d’un lecteur de codes-barres en scannant la fiche de suivi et leur code personnel. Pour chaque tâche effectuée, l’employé devra démarrer la chronométrie, puis la mettre en pause ou l’arrêter en temps réel, le système enregistrera toutes les opérations. De plus, ils pourront également enregistrer leurs heures d’absence.

Le module de gestion des besoins vous permet de prévoir et gérer efficacement vos approvisionnements. En prenant en compte votre stock actuel, vos commandes en cours, et les niveaux de stock minimum paramétrés sur les articles, ce module calcule et affiche votre plan d’approvisionnement. Grâce à cette vue d’ensemble, vous pouvez rapidement identifier vos besoins en articles et générer des paniers d’achat correspondants. Ces paniers peuvent ensuite être convertis en commandes d’achat ou en ordre de fabrication, en fonction de la nature des articles (achetés ou fabriqués).

Le système consigne automatiquement tous les flux qui ont un impact sur le stock des articles paramétrés en « Gestion de Stock » dans les mouvements de stock. Ces mouvements sont essentiels pour le calcul des stocks à date, la valorisation et les prix de revient. En plus des mouvements générés automatiquement, vous avez également la possibilité de saisir manuellement des mouvements d’ajustement ou de consommation en cas de besoin.

L’application Mobile Production (Android) vous permet d’effectuer vos mouvements de stock (inventaire, réception, expédition, transferts) à partir d’un appareil muni d’un lecteur de codes barres.

Tous les articles configurés pour la gestion de stock sont inclus dans l’inventaire, même ceux qui ont un stock théorique de zéro. Une fois que l’inventaire est créé, vous pouvez examiner les articles et saisir les quantités réelles pour chaque article. Séquoia propose trois options pour renseigner votre inventaire :

• Vous pouvez exporter l’inventaire vers Excel pour saisir les quantités dans un tableau hors ligne sur un ordinateur portable et ensuite réimporter les données dans Séquoia.
• Vous pouvez utiliser l’application mobile de production avec un appareil équipé d’un lecteur de codes-barres pour saisir l’inventaire.
• Vous pouvez également importer les données à partir d’une douchette codes-barres.

Les mouvements de stock pour chaque article peuvent être consultés depuis la fiche article.

Permet de visualiser et d’analyser les données relatives aux ventes de l’entreprise. Ces statistiques peuvent inclure le chiffre d’affaires, le volume des ventes, les marges, les ventes par produit ou par client, etc. Ces informations sont utiles pour prendre des décisions stratégiques en matière de marketing, de production et de distribution.

• CA par mois, par représentant, par famille d’article, évolution du CA, commandes, …

Permet de visualiser et d’analyser les données relatives aux achats de l’entreprise. Ces statistiques peuvent inclure le montant des achats, le volume des commandes, les fournisseurs les plus utilisés, etc. Ces informations sont utiles pour prendre des décisions stratégiques en matière de gestion des stocks, de négociation avec les fournisseurs et d’optimisation des coûts.

• par article, par fournisseur, …

Concevez des segments dynamiques à plusieurs critères pour affiner vos statistiques : gestion des temps (effectif présent, …), production (charge machine, temps prévus/passés/retard, …), stocks (à date, consommations, …) , tableaux de bord sur mesure, …

Comme toujours avec Microsoft SQL, vous avez également la possibilité d’utiliser Excel pour visualiser vos données en liaison dynamique avec Sequoia. Vous pouvez ainsi visualiser vos propres tableaux avec les filtres et tris souhaités.

Organisez vos livraisons en gérant les transporteurs et en pied de page, les frais de transports, d’emballage ou autres frais de gestion en imputant les bons comptes comptables.

Permet de simplifier et d’automatiser le processus de déclaration des échanges commerciaux de biens entre la France et les autres pays de l’Union Européenne.

Le module de transfert en comptabilité permet d’exporter vers votre logiciel de comptabilité ou d’envoyer à votre comptable les opérations suivantes : factures clients, factures fournisseurs, règlements et notes de frais. Vous pouvez sélectionner les opérations à exporter pour une plage de dates ou de références de document. Une fois les opérations sélectionnées, Séquoia PX affiche une liste des lignes générées par document, vous pouvez alors générer un fichier à importer dans votre logiciel de comptabilité. Les documents exportés seront automatiquement soldés et mis en historique, avec les comptes de tiers pour la contrepartie, les comptes de taxe et les familles d’articles concernés. En cas d’erreur, vous pouvez annuler le transfert pour le régénérer.

Séquoia PX est compatible avec la plupart des logiciels de comptabilité du marché dont Gestimum Comptabilité ; Il et également possible de développer une interface pour un autre logiciel sur demande.